SSO & Benutzer

Niemand will 40 Passwörter einrichten. Mango Inventory holt Ihre Mitarbeiter auf zwei Wegen herein: per Einladung oder automatisch über die Verzeichnis-Synchronisation — angemeldet wird in beiden Fällen mit dem Microsoft- oder Google-Konto, das sie ohnehin schon haben.

Benutzer und Einladungen

Unter Einstellungen → Benutzer laden Sie Personen per E-Mail ein und wählen die Rolle:

• Admin — verwaltet alles, inkl. Benutzer und Einstellungen.
• Manager — verwaltet das gesamte Inventar.
• Benutzer — scannt, meldet Tickets und erstellt Bestellungen.
• Betrachter — kann alles ansehen, nichts ändern.

Der Einladungslink lässt sich auch direkt kopieren und z. B. per Chat teilen. Grössere Listen: Personen per CSV importieren.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rollen bestimmen, was jemand darf. Verantwortlichkeiten bestimmen, wer sich um Tickets und Bestellungen kümmert: Wer Ticketverantwortlich oder Bestellverantwortlich ist, legen Admins einzeln unter Einstellungen → Ticket-Einstellungen bzw. Bestell-Einstellungen fest — die Manager-Rolle allein macht niemanden dafür zuständig. So bleibt die Rollenvergabe einfach: Die Betriebsleiterin kann z. B. als Benutzerin trotzdem für alle Defekt-Tickets verantwortlich sein.

Benutzer entfernen

Verlässt jemand die Organisation, entfernen Admins den Benutzer über das Menü neben seiner Rolle. Vorher zeigt Mango Inventory, was die Person noch hält: Zugewiesene Gegenstände und Bestände gehen zurück an ihren Heimstandort, offene Tickets und Bestellungen werden den Standard-Verantwortlichen neu zugewiesen — nichts bleibt unzugewiesen liegen. Ist die Person selbst die Standard-Verantwortliche der Organisation, verlangt der Dialog zuerst eine Nachfolge — eine Person oder ein Team. Das Personenprofil wird archiviert — nicht gelöscht — damit die Historie (wer hatte was, wer hat was gemeldet) vollständig erhalten bleibt.

Anmeldung mit Microsoft oder Google

Auf der Anmeldeseite stehen «Mit Microsoft fortfahren» und «Mit Google fortfahren» bereit — ganz ohne neues Passwort. Die Anmeldung allein gewährt noch keinen Zugriff auf Ihre Organisation: Benutzer wird nur, wer eingeladen wurde oder über die Verzeichnis-Synchronisation dazukommt.

Für Ihre IT: Microsoft-Anmeldung für alle freigeben

Bei der ersten Microsoft-Anmeldung fragt Microsoft jede Person einmalig um Zustimmung («Mango Inventory möchte Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse lesen»). Manche Organisationen schränken diese Zustimmung durch Benutzer ein — dann scheitert die Anmeldung mit dem Hinweis, eine Administratorin oder ein Administrator müsse zustimmen. Ihre Microsoft-Administration kann die Zustimmung mit einem Klick für die ganze Organisation erteilen, damit niemand mehr gefragt wird:

https://login.microsoftonline.com/organizations/adminconsent?client_id=f0e8a412-8532-4ac9-b8e9-417df164de8b&redirect_uri=https%3A%2F%2Fapp.mangoinventory.com%2F

Den Link im Browser öffnen, mit einem Microsoft-Administratorkonto anmelden und die angezeigten Berechtigungen bestätigen (nur Basisprofil: Name und E-Mail-Adresse — kein Zugriff auf Dateien, Mail oder Kalender). Erlaubt Ihre Organisation die Zustimmung durch Benutzer (Microsoft-Standard), ist dieser Schritt nicht nötig.

Ihr Konto: E-Mail-Bestätigung und Passwort

Bei der Registrierung verschickt Mango Inventory eine Bestätigungs-E-Mail. Nichts ist blockiert — Sie arbeiten sofort weiter; bis zur Bestätigung erinnert ein dezenter Hinweis in der App daran, mit «E-Mail erneut senden» direkt darin. Die bestätigte Adresse ist auch die Voraussetzung für den automatischen Beitritt über die Verzeichnis-Synchronisation; wer über einen Einladungslink an die eingeladene Adresse beitritt, gilt automatisch als bestätigt.

Unter Einstellungen → Konto verwalten Sie Ihre Anmeldung selbst: die E-Mail-Adresse mit ihrem Bestätigungsstatus (inkl. erneutem Versand des Links) und Passwort ändern — Sie erhalten per E-Mail einen Link, um ein neues Passwort zu setzen. Ein Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse kann sich ausserdem direkt mit «Mit Microsoft fortfahren» oder «Mit Google fortfahren» anmelden, sofern die Adresse übereinstimmt — eine separate Verknüpfung ist nicht nötig.

Verzeichnis-Synchronisation

Für Organisationen mit Microsoft Entra oder Google Workspace: Verzeichnis unter Einstellungen → Single Sign-on verbinden, die zu synchronisierenden Gruppen wählen — Mango Inventory gleicht jede Nacht ab (oder auf Knopfdruck mit «Jetzt synchronisieren»).

• Neue Gruppenmitglieder kommen automatisch dazu — eine Einladungs-E-Mail braucht es nicht.
• Namensänderungen und Profilbilder werden übernommen.
• Wer die Gruppe verlässt, wird deaktiviert — nie gelöscht; eine Rückkehr in die Gruppe reaktiviert den Zugang.

So läuft der komplette Lebenszyklus automatisch — Eintritt, Namensänderung, Austritt — ohne dass jemand Benutzerlisten pflegt; Einladungen bleiben daneben für Externe verfügbar. Was die Synchronisation genau tut, steht unter Verzeichnis-Synchronisation; die Klick-für-Klick-Anleitungen unter Microsoft Entra verbinden und Google Workspace verbinden.