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Mango InventoryMango Inventory Docs

Übersicht

Drei Fragen stellt jede Organisation täglich: Was haben wir? Wo ist es? Wer kümmert sich darum? Bis Mango Inventory sie beantwortet, ist der Weg kürzer als gedacht — eine halbe Stunde Einrichtung, ein Nachmittag Erfassen. Diese Seite ist genau dieser Weg; jeder Schritt verlinkt die Seite mit den Details.

Das Dashboard von Mango Inventory mit offenen Bestellungen, Aufgaben und Kennzahlen

Zuerst: die Organisation aufstellen

Section titled “Zuerst: die Organisation aufstellen”

Drei Dinge muss die App über Ihre Welt wissen. Danach hat jeder Gegenstand einen Platz, eine Art und eine zuständige Person.

  1. Standorte — Gebäude, Zimmer, Regale, Schränke. Fangen Sie grob an: ein Dutzend Räume genügt, Verschachtelung und Details wachsen später mit. → Zuweisung & Standorte

  2. Kategorien und Felder — «IT», «Werkzeuge», «Fahrzeuge»: Jede Kategorie bringt ihre eigenen Felder mit (Seriennummer, Garantie bis, Kaufpreis). Erfassen Sie nur, was Sie wirklich auswerten wollen — Felder lassen sich jederzeit ergänzen. → Gegenstände

  3. Team und Zuständigkeiten — Kolleginnen und Kollegen einladen, pro Person die Rolle wählen, und eine verantwortliche Person bestimmen, bei der Tickets und Bestellungen landen, solange nichts Spezifischeres gilt. → SSO & Benutzer

Der Einrichtungsassistent führt genau durch diese drei Schritte und schlägt zum Organisationstyp passende Kategorien und Standorte vor. Grössere Häuser übernehmen ihre Benutzer gleich automatisch aus Microsoft Entra oder Google Workspace — Verzeichnis-Synchronisation.

Dann: die ersten Gegenstände — und der Aha-Moment

Section titled “Dann: die ersten Gegenstände — und der Aha-Moment”

Erfassen. Drei Wege, vom bequemsten zum schnellsten:

  • Mit dem Telefon durchs Gebäude. Ein Foto pro Gegenstand, die KI schlägt Name und Details vor, während Sie weitergehen. Alles landet als persönlicher Entwurf; die Durchsicht machen Sie später in Ruhe am Computer — Foto gross, Felder daneben, Enter veröffentlicht und springt zur nächsten Aufnahme. → Mobile App
  • Einzeln am Computer: «Neuer Gegenstand», Kategorie wählen, fertig. → Gegenstände
  • Aus Excel. Sie haben schon eine Liste? Dann ist der Import der schnellste Weg zu einem gefüllten Inventar. → Import & Export

Viele baugleiche Geräte — 30 identische Laptops — beschreiben Sie einmal als Modell; jedes Exemplar erbt die Werte und trägt nur noch Seriennummer und Standort selbst.

Zuweisen. Jeder Gegenstand bekommt einen Heimstandort, und wer ihn ausleiht, bekommt ihn zugewiesen — Person oder Raum. Ab hier beantwortet die App «Wo ist es?» und «Wer hat es?» von selbst. → Zuweisung & Standorte

Etikettieren. Das Etikett verbindet das physische Ding mit seinem Eintrag. Zwei Strategien, beide gut:

  • QR-Etiketten aus Mango drucken — Name, Inventarnummer und QR-Code auf handelsübliche Avery-Bogen. Das Etikett ist selbsterklärend, auch ohne Scan.
  • Vorgedruckte Nummern-Etiketten kaufen und beim Aufkleben einmal scannen — nichts drucken, robuster, und eine Rolle reicht für Jahre.

→ Barcodes & Etiketten zeigt beide Wege im Detail.

Und dann kommt der Moment, für den das alles war: Etikett scannen — Gegenstand offen. Mit der Mobile App, mit einem Handscanner am Computer (ab ca. CHF 30) oder mit der Laptop-Kamera. Ausleihen, Defekt melden, zählen — alles beginnt mit einem Scan. Und wer gar kein Konto hat — Aushilfe, externe Firma oder Gast — kann über dasselbe Etikett trotzdem einen Defekt melden: Das Ticket landet bei der richtigen Person.

Danach: der Alltag

Section titled “Danach: der Alltag”

Ab hier arbeitet das Inventar für Sie:

Und wenn Sie ohnehin mit einem KI-Agenten arbeiten: KI verbinden lässt ChatGPT oder Claude Ihr Inventar lesen und pflegen, Copilot einrichten macht dasselbe für Microsoft 365.