Inventur

Die jährliche Inventur ohne Papierlisten: eine Inventur für die ganze Organisation, verteilt auf mehrere Personen. Jede zählt ihren Bereich, der Fortschritt läuft live zusammen — und am Ende steht ein Bericht, der auch für die Revision taugt.

Eine Inventur durchführen

1. «Neue Inventur»: Name vergeben und festlegen, wer standardmässig zählt (vorbelegt ist, wer die Inventur startet) — beim Start wird der Sollbestand als Momentaufnahme eingefroren (Stichtag). Was nicht gezählt werden muss, ist bereits sinnvoll vorbelegt: geringwertige, kürzlich bewegte oder kürzlich bestätigte Gegenstände werden übersprungen, und der Zähler zeigt live, wie viel wirklich zu zählen bleibt. Bei Bedarf lässt sich der Umfang auf einen Standort einschränken.

2. Bereiche verteilen — das Herzstück: Die Übersicht zeigt alle Standorte als Baum in Rundgang-Reihenfolge, mit Fortschritt und zuständiger Person pro Zeile. Ein Klick in der Zeile weist ein Gebäude, ein Stockwerk oder einen einzelnen Raum einer Person zu; Unterstandorte erben die Zuweisung («Standard (von Betriebsgebäude Nord)») und lassen sich einzeln übersteuern — die spezifischste Zuweisung gewinnt. Die beim Start festgelegte Person ist für alles Übrige zuständig, bis es verteilt ist. Wer einen Bereich zugewiesen bekommt, wird automatisch benachrichtigt. Jede beteiligte Person sieht die Inventur als eine Aufgabe unter «Meine Aufgaben» — mit Live-Fortschritt über alle ihre Standorte:

   

3. Zählen: Mit der Mobile App durch die Räume gehen und Etiketten scannen — ein Scan ist genau derselbe Haken wie «Bestätigen» in der Liste. Die App führt durch den Rundgang: Die eigene Aufgabe antippen zeigt die eigenen Standorte in Gehreihenfolge, mit den gesuchten Gegenständen direkt darin — pro Zeile «Bestätigen» oder «Nicht gefunden». «Scannen» öffnet die Kamera direkt in dieser Liste; jeder Scan hakt seinen Gegenstand dort ab, wo er hingehört, und «Noch x» zeigt, was hier noch zu finden ist. Ist der letzte erwartete Gegenstand bearbeitet, schliesst sich der Standort von selbst ab und die App schlägt gleich den nächsten vor — abhaken braucht es nicht. Was sich nicht finden lässt, wird pro Gegenstand als «Nicht gefunden» markiert — einzeln oder für alle verbleibenden auf einmal: «Standort abschliessen — 2 als nicht gefunden markieren». Am Computer zeigt der Reiter «Meine Zählung» dieselbe Arbeit auf einer Seite: die eigenen Standorte als Baum, die gesuchten Gegenstände direkt darin, pro Zeile «Bestätigen» oder «Nicht gefunden» — bestätigte verschwinden, erledigte Standorte sinken ans Ende. Auch mit Handscanner. Mehrere Personen zählen gleichzeitig:

   

4. Der Fortschritt läuft in der Übersicht live zusammen — pro Standort und pro Person im Baum:

   

5. Der Reiter «Nachbearbeitung» sammelt automatisch, was beim Rundgang als «Nicht gefunden» markiert wurde — die ehrliche Restliste während der Inventur, mit Vermerk, wer wann markiert hat. Taucht ein Gegenstand doch noch auf, genügt ein Scan; war die Markierung ein Versehen, lässt sie sich pro Gegenstand aufheben.

6. «Inventur abschliessen»: Sind noch Gegenstände offen oder nicht gefunden, zeigt ein Dialog vorher genau, was der Abschluss bedeutet. Danach wird der Bericht eingefroren und bleibt als Nachweis erhalten. Export als CSV oder Excel; der PDF-Bericht mit Unterschriftenfeldern ist das Dokument für die Ablage und die Revision — mit Stichtag, Methode und Ergebnis Standort für Standort.

Behälter zählen

Steckt Material in einem Behälter — etwa Werkzeug im Koffer — genügt der Behälter selbst: Nach dem Zählen bietet die App «Alle n Gegenstände bestätigen» an, und ein Tippen zählt den gepackten Inhalt gleich mit. Jeder Gegenstand wird dabei behandelt, als wäre er einzeln gescannt worden. Das Angebot erscheint im Raum-Bildschirm am Computer wie im Scan-Rundgang der Mobile App; wer den Koffer lieber öffnet und prüft, zählt einfach einzeln weiter. Im PDF-Bericht bleibt die Herkunft nachvollziehbar: über einen Behälter bestätigte Gegenstände tragen in der Zähl-Spalte den Zusatz «via ‹Behälter›».

Die Ergebnisse

Jeder Gegenstand endet mit einem eindeutigen Ergebnis: Bestätigt, Nicht gefunden oder im System nachgewiesen — jemand hat ihn während der Inventur in der App verschoben, das ist dokumentiert statt fehlend, und der Bericht nennt wer und wann. Wer etwas scannt, das nicht zu dieser Inventur gehört, ändert nichts: Die App sagt es und der Rundgang läuft weiter. Der PDF-Bericht zeigt die Ergebnisse Standort für Standort in Rundgang-Reihenfolge, unterscheidet «bei Begehung markiert» (jemand hat gesucht — mit Name und Zeit) von «nicht geprüft» (nie bearbeitet) und listet alle Abweichungen im Anhang.

Nachbearbeitung

Der Reiter «Nachbearbeitung» räumt auf, auch nach dem Abschluss:

• Fehlende Gegenstände als verloren markieren — jeder erhält einen Statuseintrag mit Verweis auf die Inventur.
• Ein «Nicht gefunden» aufheben — war die Markierung ein Versehen oder taucht der Gegenstand doch noch auf, genügt ein Klick pro Zeile; ein Scan im Rundgang tut dasselbe.