Barcodes & Etiketten

Ein Etikett verbindet den physischen Gegenstand mit seinem digitalen Eintrag: Barcode scannen — Gegenstand offen. Wer kein Konto hat, kann über dasselbe Etikett trotzdem ein Problem melden.

Dafür gibt es zwei Wege, und beide funktionieren: QR-Etiketten aus Mango drucken (unten) oder vorgedruckte Nummern-Etiketten kaufen und beim Aufkleben einmal scannen (Vorgedruckte Etiketten). Gedruckte Etiketten sind selbsterklärend, weil Name und Inventarnummer daraufstehen; gekaufte sparen das Drucken und halten mehr aus. Mischen ist erlaubt — ein Gegenstand darf mehrere Barcodes tragen.

Etiketten drucken

Klicken Sie in der Gegenstände-Tabelle oben rechts auf «Etiketten drucken» (auf schmalen Fenstern nur das Drucker-Symbol) und wählen Sie die gewünschten Zeilen aus — oder drucken Sie ein einzelnes Etikett direkt von der Detailseite. Auch Standorte (Zimmer, Regale) können Etiketten bekommen.
Wählen Sie das Bogenformat (Avery L7160 oder L7163) und laden Sie das PDF herunter. Bereits verbrauchte Etiketten auf einem angefangenen Bogen lassen sich überspringen.
Ausdrucken, aufkleben — fertig. Jedes Etikett zeigt den Namen (bis zu zwei Zeilen), die Inventarnummer oder einen kurzen Code, wozu das Scannen dient, den Organisationsnamen und den QR-Code.

Sobald einige Gegenstände erfasst sind, erinnert die Checkliste «Organisation einrichten» auf dem Dashboard ans Etikettendrucken. Ein Klick dort zeigt zuerst ein Beispiel-Etikett und die beiden Wege zur Auswahl — «Selbst drucken» führt in den Druckdialog, «Gekaufte Etiketten verknüpfen» erklärt den Weg unten.

Ein Etikett lässt sich jederzeit wieder lösen: In der Barcode-Liste des Gegenstands entfernen Sie die Zeile — der Aufkleber zeigt danach auf nichts mehr und kann auf etwas anderes geklebt werden. Ein neues Etikett ist einen Klick entfernt.

Welche Etiketten kaufen?

Die PDFs sind auf handelsübliche selbstklebende A4-Etikettenbogen ausgelegt — Sie brauchen also einmalig einen Vorrat Bogen für den Drucker:

Avery L7160 (Produktseite): 63,5 × 38,1 mm, 21 Etiketten pro Bogen — das kompakte Standardformat für die meisten Gegenstände.
Avery L7163 (Produktseite): 99,1 × 38,1 mm, 14 Etiketten pro Bogen — das breitere Format, wenn Namen gut lesbar sein sollen oder Platz da ist.

Kompatible Bogen anderer Hersteller mit denselben Massen und derselben Aufteilung funktionieren genauso — die Formatcodes L7160/L7163 sind der De-facto-Standard und stehen meist auf der Packung. Erhältlich bei Amazon oder im Bürofachhandel. Für die meisten Umgebungen genügen die normalen Papier-Etiketten; für Werkstatt, Aussenbereich oder häufig angefasste Geräte gibt es dieselben Formate auch als wetterfeste Folien-Etiketten. Tipp: Drucken Sie die erste Seite auf normales Papier und legen Sie sie zur Probe über den Bogen, bevor Sie die Etikettenbogen verwenden.

Vorgedruckte Etiketten: kaufen statt drucken

Der zweite Weg spart den Drucker ganz: Bestellen Sie eine Rolle fortlaufend nummerierter Barcode-Etiketten — Inventaretiketten mit einem Nummernbereich, wie sie z. B. barcodeetiketten.de führt. Als Material lohnt sich hier Polyester oder Vinyl statt Papier: Diese Etiketten sollen Jahre auf dem Gerät bleiben.

So gehen Sie vor:

Kleben Sie ein Etikett auf den Gegenstand — die Nummer selbst spielt keine Rolle, sie muss nur eindeutig sein.
Öffnen Sie den Gegenstand (am Computer oder in der Mobile App) und scannen Sie das frisch aufgeklebte Etikett im Abschnitt «Barcodes». Damit gehört dieser Code ab sofort zu diesem Gegenstand.
Nächster Gegenstand. Zu zweit geht es doppelt so schnell: einer klebt, einer scannt.

Ab da verhält sich ein gekauftes Etikett wie ein gedrucktes: Scan öffnet den Gegenstand, wählt ihn in einer Auswahl aus oder zählt ihn in der Inventur. Der Unterschied: Auf dem Etikett steht nur eine Nummer — wer wissen will, worum es geht, muss scannen. Und die öffentliche Melde-Seite für Personen ohne Konto hängt am QR-Etikett aus Mango; wo Sie diesen Weg brauchen (Werkhalle, Gang, Aufenthaltsraum), drucken Sie zusätzlich ein QR-Etikett.

Scannen — ganz ohne App

Der QR-Code funktioniert mit jeder Smartphone-Kamera: Er öffnet eine öffentliche Seite mit Name, Foto und Kategorie — ohne Standort, Besitz oder interne Notizen preiszugeben. Von dort kann jede Person ohne Konto ein Problem melden; die Meldung landet als Ticket bei den Zuständigen.

Öffentliche Etikett-Seite mit Problemmeldung

Angemeldete Benutzer werden beim Scannen direkt zur vollen Detailseite weitergeleitet.

Handscanner am Computer

Jeder USB- oder Bluetooth-Handscanner, der wie eine Tastatur tippt (Zebra, Honeywell, Netum, … ab ca. CHF 30), funktioniert ohne Treiber und ohne Einrichtung — Werkseinstellung «Barcode + Enter» genügt. Was ein Scan auslöst, hängt vom Kontext ab:

Irgendwo in der App: springt direkt zum Gegenstand.
Gegenstands-Auswahl offen (Bestellung ausführen, Gegenstände zu einem Raum hinzufügen): wählt den Gegenstand — scannen, scannen, scannen.
Offene Inventur: zählt den Gegenstand.

Eigene Barcodes (bestehende Barcode-Etiketten, Seriennummern-Aufkleber) lassen sich auf der Detailseite im Abschnitt «Barcodes» an Gegenstände anhängen — direkt per Scan (Handscanner oder Kamera über den Knopf «Scannen» im Abschnitt) oder durch Eintippen; die Suche und alle Scan-Wege finden sie danach genauso. Auch die Mobile App zeigt die Barcodes auf der Detailseite und hängt neue per Kamera an.

Ohne Scanner: die Webcam

Kein Handscanner zur Hand? Die eingebaute Kamera des Laptops genügt: Das Scan-Symbol oben in der Kopfzeile (und zusätzlich in der Suche (⌘K) und in offenen Inventuren) öffnet ein Kamerafenster; in der Gegenstands-Auswahl erscheint der Sucher direkt im Auswahlfenster statt in einem zweiten Dialog. Etikett vor die Kamera halten, fertig. Gescannte Gegenstände erscheinen als Karten direkt unter dem Sucher: Antippen öffnet den Gegenstand, das Symbol daneben weist ihn ohne Umweg zu — das Fenster bleibt offen, mehrere Scans sammeln sich untereinander. Auf dem Smartphone-Browser sitzt «Scannen» in der Mitte der unteren Navigationsleiste. Der Browser fragt einmalig um Erlaubnis für den Kamerazugriff. In der Gegenstands-Auswahl und in der Inventur wirkt ein Kamera-Scan genau wie ein Handscanner-Scan; die Kamera bleibt für den nächsten Scan aktiv.

Das Telefon als Scanner koppeln

Der bequemste Weg ohne Scanner-Hardware: Klicken Sie im Kamerafenster auf «Telefon als Scanner verwenden» und scannen Sie den angezeigten QR-Code mit dem Scanner-Tab der Mobile App. Ab diesem Moment erscheint jeder Barcode, den das Telefon scannt, sofort im Scan-Kontext am Computer — in der Gegenstands-Auswahl wird der Gegenstand gewählt, in der offenen Inventur gezählt, sonst öffnet sich seine Detailseite. Das Telefon zeigt eine Quittungsliste der gesendeten Scans; getrennt wird per Knopf auf beiden Seiten (die Verbindung läuft sonst nach einem Arbeitstag automatisch ab). Voraussetzung: Das Telefon ist mit einem Konto derselben Organisation angemeldet.