Gegenstände
Gegenstände sind das Herz von Mango Inventory: jedes Gerät, Möbel oder Werkzeug mit Foto, Standort, Zuständigkeit und eigenen Feldern. Die Gegenstände-Tabelle ist Ihre Arbeitsfläche — filtern, suchen, speichern, exportieren.
Die Tabelle
Section titled “Die Tabelle”
- Gespeicherte Ansichten: Filter- und Spaltenkombinationen, die Sie oft brauchen («Alle Laptops», «Defekte Geräte») — speichern Sie sie als Ansicht, wahlweise geteilt mit der ganzen Organisation.
- Kategorien und Schnellfilter (Am Heimstandort, Niedriger Bestand, Unvollständig, Prüfung überfällig, Mir zugewiesen) grenzen mit einem Klick ein — dieselben Schnellfilter finden Sie auch in der Mobile App auf dem Startbildschirm und im Gegenstände-Tab.
- Die Spalte «Nächste Prüfung» zeigt pro Gegenstand die früheste Fälligkeit aus seinen Wartungsplänen — überfällige Daten erscheinen rot, sortier- und filterbar wie jede Datumsspalte.
- Die Suche findet Gegenstände nach Name; ein gescannter oder eingetippter Barcode springt direkt zum Gegenstand (Barcodes & Etiketten).
- Die Massenbearbeitung (Schaltfläche «Massenbearbeitung» oben rechts; auf schmalen Fenstern nur das Stift-Symbol) ändert Felder für viele Gegenstände gleichzeitig, wie in einer Tabellenkalkulation. Sie übernimmt die aktuellen Filter und die Suche der Tabelle — die Filter lassen sich direkt in der Massenbearbeitung anpassen, und alle Treffer werden gemeinsam geändert, auch über die aktuelle Seite hinaus. Auch der Mindestbestand von Mengen-Gegenständen lässt sich so in einem Zug setzen (z. B. min. 5 auf 40 Verbrauchsmaterialien); Gegenstände, deren Bestand auf mehrere Orte verteilt ist, werden dabei sichtbar übersprungen.
Einen Gegenstand erfassen
Section titled “Einen Gegenstand erfassen”-
«Neuer Gegenstand» öffnet das Erfassungsformular: Name, Kategorie, Heimstandort — der Rest ist optional. Fotos und Dokumente lassen sich direkt beim Erfassen anhängen.
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Die Detailseite sammelt alles Weitere: Fotos und Dokumente, Status, Barcodes, Tickets, Verlauf und die Felder seiner Kategorie.
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«Zuweisen» ändert Standort oder Person — siehe Zuweisung & Standorte.
Kategorien und eigene Felder
Section titled “Kategorien und eigene Felder”Unter Einstellungen → Kategorien & Felder definieren Sie den Kategorienbaum und pro Kategorie eigene Felder (Text, Zahl, Betrag, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Ja/Nein, Link). Betragsfelder haben eine Währung pro Feld (Standard CHF; jede ISO-Währung wählbar, z. B. EUR für Lieferanten aus dem Euroraum) und rechnen die Tabelle zusammen (Summe in der Fusszeile), Link-Felder sind direkt anklickbar (z. B. Bedienungsanleitungen), Mehrfachauswahl erlaubt mehrere Optionen gleichzeitig (z. B. Anschlüsse: HDMI; VGA). Felder vererben sich an Unterkategorien; als «Hauptfeld» markierte Felder erscheinen automatisch als Spalte, wenn die Tabelle auf die Kategorie gefiltert ist.
Pflichtfelder blockieren nie: Ein Gegenstand ohne Pflichtwert wird als Unvollständig markiert und ist über den Schnellfilter auffindbar.
Text- und Zahlenfelder können als eindeutig markiert werden (z. B. Inventar- oder Seriennummer): Doppelte Werte werden beim Erfassen, bei der Massenbearbeitung und beim Import erkannt und abgelehnt — Gross-/Kleinschreibung und Leerzeichen zählen dabei nicht als Unterschied. Beim Aktivieren auf einem bestehenden Feld zeigt die App vorhandene Duplikate zum Bereinigen an.
Einzelne Felder lassen sich auf nur Manager beschränken (z. B. Kaufpreis): Benutzer und Betrachter sehen den Wert nicht in Tabelle, Detail und Export — Manager und Admins schon. Die Einstellung sitzt am Feld unter Kategorien & Felder.
Doppelte Kategorien zusammenführen (ab Rolle Manager): Wurde «IT» doppelt angelegt — etwa durch einen Import — wählen Sie im ⋯-Menü der Kategorie «Zusammenführen mit…» und bestimmen die Kategorie, die bestehen bleibt. Eine Vorschau zeigt vorher genau, was passiert: Gegenstände, Felddefinitionen und Unterkategorien wandern zur verbleibenden Kategorie; alle Feldwerte bleiben erhalten. Das Duplikat wird archiviert — sein Verlauf bleibt vollständig erhalten.
Modelle
Section titled “Modelle”Viele gleiche Geräte? Ein Modell (z. B. «iPad 10. Gen») trägt Name, Kategorie und Feldstandards für alle seine Exemplare — jedes bleibt ein eigener Gegenstand mit eigenem Etikett und Verlauf, erbt aber die gemeinsamen Daten live vom Modell. Beim Erfassen entfällt das Abtippen — die Feldstandards sind vorausgefüllt. Alles Weitere unter Modelle.
Behälter
Section titled “Behälter”Ein Gegenstand kann in einem Behälter liegen — einem Koffer, Wagen oder einer Kiste, die selbst ein ganz normaler Gegenstand ist (z. B. der Werkzeugkoffer mit zwölf Werkzeugen). Solange ein Gegenstand eingepackt ist, folgt er dem Behälter: Wird der Koffer in ein anderes Zimmer gebracht oder einer Person ausgeliehen, gilt das automatisch für den ganzen Inhalt — eine einzige Zuweisung genügt.
- Einpacken: Auf der Detailseite des Behälters unter Inhalt («Hinzufügen») oder über die Behälter-Zeile des Gegenstands. Am schnellsten geht es mit der Mobile App: «Per Scan hinzufügen» lässt die Kamera an, und jeder gescannte Code landet direkt im Behälter — ideal, um einen Koffer im Materialraum zu bestücken.
- Standort und Person eines eingepackten Gegenstands werden vom Behälter abgeleitet und gedimmt mit «Folgt dem Behälter» angezeigt. Die Tabelle zeigt den Zusammenhang direkt in der Standort-Spalte («In Werkzeugkoffer · Montage») und bietet eine eigene Spalte Behälter zum Filtern und Gruppieren. Auch beim Scannen erscheint der Zusammenhang: «In Werkzeugkoffer · Montage».
- Auspacken («Aus Behälter entfernen») schreibt dem Gegenstand den aktuellen Standort des Behälters fest — wird der Koffer später bewegt, bleibt der entnommene Gegenstand, wo er ist. Wird ein eingepackter Gegenstand direkt zugewiesen (z. B. ein Werkzeug aus dem Koffer an eine Person ausgeliehen), wird er automatisch zuerst ausgepackt.
- Behälter lassen sich bis zu drei Ebenen verschachteln (der Werkzeugkoffer in der Transportkiste); Mengen-Gegenstände (Verbrauchsmaterial) können nicht eingepackt werden. Beim Ausmustern eines Behälters mit Inhalt fragt die App nach — der Inhalt wird am Standort des Behälters ausgepackt.
- Bei der Inventur zahlt sich das Einpacken aus: Den Behälter zählen genügt — die App bietet an, den gepackten Inhalt gleich mitzubestätigen.
Status
Section titled “Status”Der Status beschreibt den Zustand: Einsatzbereit, Defekt, In Reparatur, Verloren, Ausgemustert. Er ist unabhängig davon, ob der Gegenstand gerade jemandem zugewiesen ist. Defekt und In Reparatur hängen eng mit Tickets zusammen — eine Defektmeldung kann den Status direkt mitsetzen.