Manutenzione e controlli

Estintori ogni anno, scale ogni sei mesi, il riscaldamento prima dell’inverno: un piano di manutenzione stabilisce una volta sola quali oggetti vengono controllati, con quale intervallo e con quale lista di controllo. Mango Inventory crea i controlli al momento giusto e, quando l’audit chiede, hai la prova.

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In breve

• Pianifichi una volta sola: ogni controllo arriva alla persona responsabile per tempo, prima della scadenza.
• Ogni apparecchio della categoria è incluso, anche quello che arriva la settimana prossima.
• Un giro di controllo invece di singoli ticket: tutte le scale in scadenza in un solo giro, locale per locale, sul telefono.
• Prova con la lista di controllo: ogni punto ha una risposta, con una foto se vuoi. Chi ha controllato e quando resta registrato sull’apparecchio (Cronologia e tracciabilità). Un difetto diventa subito un ticket di tipo «Difetto».
• Ciò che è in ritardo salta all’occhio: in rosso nella tabella, e chi vuole consegnare a una persona un apparecchio con il controllo in ritardo vede un avviso.
• Le lacune sono visibili: la panoramica mostra quali oggetti non hanno ancora un piano di manutenzione.

Creare un piano di manutenzione

1. In «Manutenzione» → «Nuovo piano»: scegli la categoria, ad es. «Attrezzi» → «Elettroutensili». Altri filtri restringono la scelta, se serve. La riga sotto mostra a quanti oggetti si applica il piano.

2. Imposta l’intervallo: «Dopo ogni esecuzione» (il controllo successivo un intervallo dopo l’ultimo) oppure «Date fisse del calendario» (ad es. ogni 1° agosto).

3. La data di inizio del primo controllo (precompilata con la data di oggi; per le date fisse «Prima scadenza») e l’anticipo: quanti giorni prima della scadenza compare il ticket.

4. Crea una lista di controllo con i suoi punti e stabilisci chi esegue il controllo: una persona o un team.

   

I tuoi estintori sono stati controllati l’ultima volta a marzo? Riprendi le date esistenti: nella pagina di dettaglio del piano di manutenzione, «Mostra tutti» → «Modifica le scadenze» e inseriscile una per una, oppure usa «Imposta la data per tutti».

Controllare in un giro

Invece di aprire ogni ticket da solo, esegui tutti i controlli aperti di un piano di manutenzione come giro di controllo: sul telefono, nell’edificio.

1. Un giro, un’attività. In Le mie attività, nove controlli aperti compaiono come una sola riga: «Giro di controllo · 9 aperti». Toccandola si apre il giro.

   

   Nove controlli in scadenza, un’attività.

2. Locale per locale. Il giro ordina i controlli per ubicazione, con il numero di controlli per locale e una barra di avanzamento per tutto il giro. Tocchi il controllo davanti a cui ti trovi, oppure scansioni l’etichetta.

   

   Una fascia per locale, una barra per tutto il giro.

3. Controlla. Rispondi a ogni punto con «Conforme» o «Non conforme», poi tocca «Conforme» in basso. Scrivi o detta le osservazioni come commento.

   

   Punto per punto, poi «Conforme».

4. Registra un difetto. Se qualcosa non va: «Difetto», annota in breve cosa hai trovato e imposta l’apparecchio su «Difettoso». Il ticket di tipo «Difetto» viene creato automaticamente e la persona responsabile ha subito sulla scrivania ciò che hai riscontrato.

   

   Annota, imposta lo stato: il ticket di tipo «Difetto» viene creato.

Dopo ogni controllo la scadenza successiva viene calcolata da sola. Puoi fermarti in qualsiasi momento: ogni controllo terminato viene salvato subito.

La panoramica

La pagina «Manutenzione» risponde a colpo d’occhio a tre domande:

• Cosa è in scadenza o in ritardo? L’elenco del lavoro, con i ticket.
• Quali oggetti non hanno un piano di manutenzione? La lacuna, prima che la trovi l’audit.
• Cosa richiede attenzione? Ad es. apparecchi inclusi in un piano di manutenzione che sono stati segnalati come persi.

Nella tabella in «Oggetti», la colonna «Prossimo controllo» mostra la prima scadenza di ogni apparecchio. Quando aggiungi un nuovo oggetto, Mango ti chiede subito la data del primo controllo.