Toma de inventario

La toma de inventario sin listas en papel: una sola toma de inventario para toda la organización, repartida entre varias personas. Todos cuentan al mismo tiempo, el avance se reúne en directo y al final hay un informe que también se sostiene ante la auditoría.

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En resumen

• Cuenta solo lo que importa: puedes dejar fuera los objetos de poco valor, los movidos hace poco o los confirmados hace poco.
• Reparte las áreas: asigna edificios, pisos o salas a personas. Cada una ve su parte como una tarea.
• Cuenta con escaneo: con tu teléfono, sala por sala; cada escaneo marca un objeto.
• Cuenta el maletín, confirma el contenido: los contenedores llenos, con un solo toque.
• Informe para la auditoría: PDF con fecha de corte, resultado por ubicación y campos para firmas; además, CSV y Excel.

Hacer una toma de inventario

1. Iniciar. «Nueva toma de inventario» te guía en tres pasos. Datos básicos: el nombre y quién cuenta todas las áreas que no repartas por separado. Área: toda la organización o una ubicación. Excepciones: lo que no hace falta contar, como los objetos de poco valor o movidos hace poco; el número de arriba se actualiza al momento y muestra cuántos objetos quedan por contar. Al iniciarla, Mango registra las existencias esperadas; ese día es la fecha de corte.

2. Repartir las áreas. La vista general muestra todas las ubicaciones como un árbol, en el orden del recorrido. Asigna un edificio, un piso o una sala a una persona; las salas que están debajo en el árbol van incluidas. Quien recibe un área recibe una notificación y ve la toma de inventario en Mis tareas.

   

3. Contar. En la aplicación móvil, tu tarea muestra tus ubicaciones en el orden del recorrido, con los objetos que se esperan en ellas. «Escanear objeto» abre la cámara; cada escaneo confirma su objeto. Marca lo que falta como «No encontrado». Una ubicación terminada recibe una marca de verificación y pasa al final.

   

   Sala por sala: confirmar, escanear, marcar.

   En la web, la pestaña «Mi parte» muestra el mismo trabajo, también con un escáner de mano. Los objetos por cantidad se cuentan como cantidad.

   

4. Seguir el avance. La vista general muestra en directo cuánto ha avanzado cada ubicación y cada persona.

   

5. Cerrar. «Cerrar la toma de inventario» muestra primero lo que sigue abierto. Después, el informe queda congelado y se conserva como prueba.

Contar contenedores

Si las herramientas están en un contenedor, basta con el maletín: después del escaneo, la aplicación ofrece, por ejemplo, «Confirmar los 12 objetos». Quien prefiera abrir el maletín sigue contando uno por uno. El informe deja visible lo que se confirmó a través de un contenedor.

Los resultados

Cada objeto termina con un resultado claro:

• Confirmado: escaneado o marcado.
• No encontrado: con el nombre de la persona que lo buscó y la hora.
• Conciliado: alguien lo movió en la aplicación durante la toma de inventario (en el PDF: «Conciliado en el sistema»).

El informe PDF muestra los resultados ubicación por ubicación, con fecha de corte, método, diferencias en el anexo y campos para firmas. También puedes exportarlo como CSV o Excel.

Verificación

La pestaña «Verificación» reúne todo lo marcado como «No encontrado».

• ¿Al final apareció? Mientras la toma de inventario siga en curso, basta con un escaneo, o con «Deshacer “No encontrado”».
• ¿De verdad no está? «Marcar como perdido» cambia el estado, con una referencia a la toma de inventario. Esto también funciona después del cierre.