Toma de inventario: horas en lugar de días

De tres maneras, y puedes combinarlas: con el teléfono, recorriendo el edificio (una foto por objeto, con el nombre y los datos ya sugeridos); con la importación de Excel, que propone un destino para cada columna; o uno a uno con «Nuevo objeto».

Una lista de Excel existente queda cargada en una tarde, con ubicaciones y categorías incluidas. Si empiezas de cero, recorres las salas una a una y paras cuando quieras: no necesitas un inventario terminado para empezar.

Una toma de inventario es la comprobación física de todos los bienes en una fecha de corte, normalmente al cierre del ejercicio. Un software de toma de inventario sustituye las listas en papel por el escaneo y compara automáticamente el inventario teórico con el real. Mango Inventory es el software de toma de inventario para organizaciones con mucho material: registras tu inventario con fotos o importando un Excel, cuentas con la cámara del teléfono y cierras con un informe firmado.

No, basta con la cámara del teléfono: cada persona usa el suyo. Un escáner de mano funciona igual de bien, y quien prefiera contar en el navegador lo hace en la pestaña «Mi parte».

Sí. Quien tiene asignada una zona recibe una notificación y encuentra una sola tarea en «Mis tareas»: sus propias ubicaciones en el orden del recorrido, con «Confirmar» o «No encontrado» en cada objeto. No hace falta explicar mucho más.

Cada objeto termina con un resultado claro: confirmado, no encontrado o conciliado (porque alguien lo movió en la aplicación durante la toma de inventario). El informe PDF separa «marcado durante el recorrido» de «sin comprobar» y detalla cada diferencia en el anexo.

Un informe PDF con la fecha de corte, el método y el resultado, ubicación por ubicación, con campos para las firmas. Después queda congelado y se archiva como tu comprobante, aunque algo cambie de sitio más adelante. Si quieres seguir trabajando con las cifras, también puedes exportarlas en CSV o Excel.

Los consumibles, como el papel o los marcadores para pizarra, no se cuentan pieza por pieza: en cada sala escribes cuántos hay. Ese número pasa a ser al momento las existencias actuales, con constancia de quién contó y cuándo. Y la toma de inventario solo se puede cerrar cuando cada objeto por cantidad tiene su número en todas las salas.

Con hasta 50 objetos pruebas Mango Inventory gratis, con todas las funciones y sin tarjeta de crédito. Una toma de inventario real funciona con el plan Pro, que la incluye: los precios están más arriba en esta página.