Confirmation de réception

Quand une personne reçoit du matériel de votre part, elle confirme par un lien reçu par e-mail qu’elle l’a bien — ainsi, chaque personne sait de quoi elle est responsable, et vous savez qu’elle le sait.

Inclus à partir de l’offre Pro — tarifs.

En bref

• Confirmer sans compte — la personne ouvre le lien dans son e-mail, voit ses objets avec photo et confirme en un clic. Son nom est déjà renseigné.
• Intégré à l’attribution — cochez « Demander une confirmation » et Mango s’occupe du reste : l’e-mail et les rappels après 3 et 7 jours.
• Aussi pour le matériel déjà attribué — avec « Demander une confirmation » sur la page de la personne, vous obtenez une confirmation pour ce que quelqu’un a depuis des années.
• Les problèmes remontent tôt — s’il manque quelque chose, si un objet n’est pas le bon ou s’il est endommagé, la personne le signale sur la même page.
• Une preuve conservée — qui a confirmé quels objets et quand, et quel texte la personne a accepté.
• Vous voyez qui n’a pas encore confirmé — la page « Confirmations » montre les demandes ouvertes, et celles en retard vous arrivent sous forme de tâche.

Ce que voit la personne

1. Un e-mail de « Votre organisation via Mango Inventory », qui nomme la personne à l’origine de la demande. Un clic sur « Vérifier et confirmer » ouvre sa page.

2. Elle y voit votre organisation (avec son logo, si vous en avez défini un), les objets avec photo et votre texte d’engagement. Son nom est déjà renseigné. Un clic sur « Confirmer » — c’est fait. Elle reçoit une copie par e-mail.

   

   Sans compte : vérifier, le nom est déjà là, confirmer.

3. Si quelque chose ne va pas, elle choisit « Quelque chose ne va pas » : les objets concernés, le motif (Je ne l’ai pas · Mauvais objet · Endommagé · Autre) et, si elle le souhaite, un commentaire.

Elle n’a besoin ni d’un compte, ni d’un mot de passe, ni d’une application. La page ne montre que ses propres objets — pas de prix, pas de remarques, pas d’autres personnes.

Activation

1. Sous Paramètres → Confirmation de réception, activez « Demander aux personnes de confirmer les objets attribués » (rôle Admin).

2. Si vous le souhaitez, ajoutez un texte d’engagement que la personne accepte en confirmant. « Insérer un texte d’exemple » propose : « Je confirme avoir reçu les objets listés ci-dessus. »

3. Si vous le souhaitez, définissez pour une catégorie qu’une confirmation soit toujours demandée lors de l’attribution : « Demander une confirmation lors de l’attribution » (Paramètres → Catégories et champs). Les sous-catégories suivent la règle. Ainsi, la case est déjà cochée pour les ordinateurs portables et les radios, mais pas pour les câbles.

Demander une confirmation lors de l’attribution

1. Attribuez les objets comme d’habitude — un par un avec « Attribuer », ou plusieurs à la fois sur la page de la personne avec « Attribuer des objets ».

2. Cochez « Demander une confirmation ». Si la catégorie a une règle, la case est déjà cochée.

3. L’e-mail part de lui-même dès que rien n’a été ajouté pendant 15 minutes, au plus tard après une heure — ainsi, plusieurs objets que vous attribuez l’un après l’autre arrivent dans un seul e-mail. Si c’est urgent, choisissez « Envoyer maintenant » dans le message affiché après l’attribution.

Objets que la personne a déjà — par exemple lorsque vous introduisez la confirmation de réception : sur sa page, « Demander une confirmation » porte sur ce qu’elle détient déjà sans l’avoir encore confirmé ; « Envoyer par e-mail » envoie aussitôt la demande.

Suivi

• Les rappels partent d’eux-mêmes après 3 et après 7 jours.
• Une tâche pour vous : si une demande est toujours ouverte après 7 jours ou si un problème a été signalé, Mes tâches affiche la ligne « Confirmations à traiter ».
• Sur la page de la personne, la carte « Confirmations » montre ce qui est encore en attente, les problèmes signalés et les demandes précédentes. En cas de problème : « Redemander » une fois l’attribution corrigée, ou « Marquer comme résolu », par exemple quand un ticket de réparation est ouvert. Pour annuler une demande, passez par le menu « … ».
• La page « Confirmations » (sous Traitement) montre toutes les demandes de l’organisation, avec les filtres Non confirmées, Problème signalé, Pas d’adresse e-mail, Confirmées ou Tous les statuts.

La preuve

Un clic sur une demande précédente ouvre la confirmation de réception : qui a confirmé, quand (date et heure), à quelle adresse e-mail le lien a été envoyé, les objets, le texte d’engagement tel que la personne l’a vu, et tout le déroulement, de la demande à la confirmation.

Sur l’objet lui-même, la mention « Confirmé le … » apparaît à côté de la personne ; un clic ouvre la même preuve. L’activité de l’objet indique « Confirmé par … ». Plus de détails sous Historique et traçabilité.

Bon à savoir

• Une adresse e-mail suffit : la personne a besoin d’une adresse, mais pas d’un compte. Si elle manque, Mango vous le signale lors de l’attribution. Ajoutez l’adresse sur la page de la personne et faites-y la demande avec « Demander une confirmation ».
• Dans l’application web : la case apparaît lorsque vous attribuez dans l’application web. Pour les objets attribués dans l’application mobile, par modification groupée, via une commande ou par import, utilisez « Demander une confirmation » sur la page de la personne.
• Une demande ouverte par personne : tout ce que vous attribuez en plus avec la case cochée, ou que vous demandez plus tard, rejoint la même demande — la personne confirme tout en une fois.

Vous avez reçu une demande ?

Quelqu’un de votre organisation vous demande de confirmer que vous avez les objets listés. Ouvrez le lien dans l’e-mail, vérifiez la liste et cliquez sur « Confirmer » — vous n’avez pas besoin de compte. Si quelque chose ne va pas, choisissez « Quelque chose ne va pas » ou répondez à l’e-mail.