Inventur

Die jährliche Inventur ohne Papierlisten: Eine Inventur-Sitzung hält fest, was am Stichtag wo sein sollte — dann wird gescannt, und am Ende steht ein Bericht, der auch für die Revision taugt.

Eine Inventur durchführen

1. «Neue Inventur»: Name vergeben und den Umfang wählen — ein Standort (samt Unterräumen) oder die ganze Organisation. Beim Start wird der Sollbestand als Momentaufnahme eingefroren.

2. Zählen: Mit der Mobile App durch die Räume gehen und Etiketten scannen — jeder Scan bestätigt den Gegenstand am Fundort. Die App führt dabei durch den Rundgang: Wer einen Bereich zugewiesen bekommen hat, tippt seine Aufgabe an und sieht seine Räume in Gehreihenfolge — ohne Zuweisung zeigt die Raumliste alle Räume. Im Raum zeigt der Streifen «Noch x», was hier noch zu finden ist, und schrumpft mit jedem Scan; «Raum abschliessen» hakt den Raum ab und schlägt gleich den nächsten vor. Die Regeln der Sitzung (Umfang, Ausschlüsse, Umgang mit Verschiebungen) sind jederzeit ein Tipp entfernt. Am Computer funktioniert ein Handscanner genauso; einzelne Gegenstände lassen sich auch manuell bestätigen. Mehrere Personen können gleichzeitig zählen.

3. Der Fortschritt ist live sichtbar — nach Standort und nach zählender Person:

   

4. Raum für Raum abhaken: Der Reiter «Räume» zeigt jeden Raum in Rundgang-Reihenfolge mit eigenem Zählerstand. Wer einen Raum fertig abgelaufen hat, hakt ihn ab — «Raum abschliessen» hält fest, wer wann durch war, und ändert an den Zählungen nichts. Ein Klick auf den Raum öffnet dessen Gegenstandsliste, offene zuerst:

   

5. Bereiche verteilen: «Bereich zuweisen» gibt ein Gebäude, ein Stockwerk oder einen einzelnen Raum in die Verantwortung einer Person — die spezifischste Zuweisung gewinnt, eine Raum-Zuweisung überschreibt also die des Gebäudes. Der Reiter gruppiert die Räume entsprechend; «Nicht zugewiesen» steht zuunterst. Jede zugewiesene Person sieht ihren Bereich als Aufgabe unter «Meine Aufgaben», mit Live-Fortschritt — die Aufgabe erledigt sich von selbst, sobald alle ihre Räume abgehakt sind.

6. Die Nachkontrolle sammelt automatisch, was in bereits abgeschlossenen Räumen noch aussteht — die ehrliche Restliste während der Inventur. Taucht ein Gegenstand doch noch auf, genügt ein Scan; war das Abhaken verfrüht, lässt sich der Raumabschluss aufheben.

7. «Inventur abschliessen»: Noch ausstehende Gegenstände gelten als fehlend, der Bericht wird eingefroren und bleibt als Nachweis erhalten. Export als CSV oder Excel; der PDF-Bericht mit Unterschriftenfeldern ist das Dokument für die Ablage und die Revision — mit Stichtag, Methode und Ergebnis Raum für Raum.

Die Ergebnisse

Jeder Gegenstand endet mit einem eindeutigen Ergebnis: Bestätigt, Falsch platziert (gefunden, aber woanders), Fehlend oder Unerwartet (gescannt, obwohl nicht erwartet). Wird ein Gegenstand während der Inventur regulär in der App verschoben, wird das als «In der App verschoben» annotiert — er sieht nicht fälschlich wie fehlend aus. Der PDF-Bericht zeigt die Ergebnisse Raum für Raum in Rundgang-Reihenfolge, unterscheidet «nicht gefunden» (Raum abgeschlossen) von «nicht geprüft» (Raum nicht begangen) und listet alle Abweichungen im Anhang.

Nachbearbeitung

Der Reiter «Nachbearbeitung» räumt auf, auch nach dem Abschluss:

• Fehlende Gegenstände als verloren markieren — jeder erhält einen Statuseintrag mit Verweis auf die Inventur.
• Falsch platzierte an den Fundort umplatzieren — der aktuelle Standort wird korrigiert.

Tip

Grosse Gebäude in Etappen: Legen Sie pro Trakt oder Stockwerk eine eigene Inventur an — kleinere Sollmengen, schnellere Abschlüsse, klarere Verantwortung.