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inventinvent Docs

Gegenstände

Gegenstände sind das Herz von invent: jedes Gerät, Möbel oder Werkzeug mit Foto, Standort, Zuständigkeit und eigenen Feldern. Die Gegenstände-Tabelle ist Ihre Arbeitsfläche — filtern, suchen, speichern, exportieren.

Die Tabelle

Section titled “Die Tabelle”

Gegenstände-Tabelle mit Ansichten, Kategorien und Schnellfiltern

  • Gespeicherte Ansichten: Filter- und Spaltenkombinationen, die Sie oft brauchen («Alle Laptops», «Defekte Geräte») — speichern Sie sie als Ansicht, wahlweise geteilt mit der ganzen Organisation.
  • Kategorien und Schnellfilter (Entwurf, Am Heimstandort, Niedriger Bestand, Unvollständig) grenzen mit einem Klick ein.
  • Die Suche findet Gegenstände nach Name; ein gescannter oder eingetippter Barcode springt direkt zum Gegenstand (Barcodes & Etiketten).
  • Mehrere Zeilen auswählen öffnet die Massenbearbeitung — Felder für viele Gegenstände gleichzeitig ändern, wie in einer Tabellenkalkulation. Über «Alle Treffer auswählen» lassen sich zudem alle Treffer des aktuellen Filters auswählen und gemeinsam ändern — auch über die aktuelle Seite hinaus.

Einen Gegenstand erfassen

Section titled “Einen Gegenstand erfassen”

  1. «Neuer Gegenstand» öffnet das Erfassungsformular: Name, Kategorie, Heimstandort — der Rest ist optional.

  2. Die Detailseite sammelt alles Weitere: Fotos und Dokumente, Status, Barcodes, Tickets, Verlauf und die Felder seiner Kategorie.

    Detailseite eines Gegenstands

  3. «Verschieben» ändert Standort oder Person — siehe Zuweisung & Standorte.

Kategorien und eigene Felder

Section titled “Kategorien und eigene Felder”

Unter Einstellungen → Kategorien & Felder definieren Sie den Kategorienbaum und pro Kategorie eigene Felder (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein). Felder vererben sich an Unterkategorien; als «Hauptfeld» markierte Felder erscheinen automatisch als Spalte, wenn die Tabelle auf die Kategorie gefiltert ist.

Pflichtfelder blockieren nie: Ein Gegenstand ohne Pflichtwert wird als Unvollständig markiert und ist über den Schnellfilter auffindbar.

Modelle

Section titled “Modelle”

Viele gleiche Geräte? Ein Modell (z. B. «iPad 10. Gen») bündelt gemeinsame Daten wie Hersteller und EAN; jedes Exemplar bleibt ein eigener Gegenstand mit eigenem Etikett und Verlauf. Beim Scannen einer Hersteller-EAN schlägt die App «+1 Exemplar» vor.

Status

Section titled “Status”

Der Status beschreibt den Zustand: Einsatzbereit, Defekt, In Reparatur, Verloren, Ausgemustert. Er ist unabhängig davon, ob der Gegenstand gerade jemandem zugewiesen ist. Defekt und In Reparatur hängen eng mit Tickets zusammen — eine Defektmeldung kann den Status direkt mitsetzen.